إذا لم تجد مكانًا لجميع مستنداتك وسجلاتك الأساسية حتى الآن ، فقد حان الوقت الآن لمعرفة مكان وكيفية تخزينها. بعد كل شيء ، من المحتمل أن يكون لديك نصيبك العادل من الأعمال الورقية ، من معلومات التأمين الطبي الخاص بك إلى الأوراق المحتملة للتخطيط العقاري عزيزى العضو \ الزائر لايمكنك مشاهده الروابط الا بعد الرد.
ولكن كيف يجب عليك تخزين المستندات المهمة؟ وأين يجب أن تحتفظ بهم؟
اسمح لنا أن نقدم لك يد المساعدة!
نحن الخبراء عندما يتعلق الأمر بكل ما يتعلق بالتخزين. لهذا السبب قمنا بإنشاء دليل مفيد لمساعدتك في تخزين المستندات المهم . لقد قدمنا معلومات بخصوص نوع السجلات التي يجب عليك تخزينها ، وأفضل ممارسات التخزين ، واقتراحات للحلول المادية والإلكترونية. تحقق من توصياتنا للمساعدة في فرز جميع الأوراق الهامة الخاصة بك.
ما أنواع المستندات التي تحتاج إلى تخزين؟
من المحتمل أنك جمعت الكثير من المستندات في حياتك. بعد ولادتك مباشرة ، تلقيت شهادة ميلاد ، ويبدو أنك حصلت على سجلات من اليسار واليمين منذ ذلك الحين.
قد تفكر في هذه المجموعة من الأوراق وتتساءل عن أنواع المستندات التي يجب عليك تخزينها في المقام الأول. للمساعدة ، قمنا بتحديد مجموعة من الاقتراحات.
معلومات الأسرة
تتضمن هذه الفئة من المستندات المهمة سجلاتك الحيوية. يغطي كل شيء من شهادة الزواج وأوراق التبني إلى جواز سفرك وبطاقة الضمان الاجتماعي. تتضمن المعلومات المنزلية الأخرى سجلات الحضانة وأوراق الطلاق وهوية الخدمة العسكرية ونسخة من رخصة القيادة الخاصة بك وحتى وثائق ملكية الحيوانات الأليفة.
السجلات المالية والقانونية
بعد ذلك ، سترغب في جمع كل سجلاتك المالية والقانونية. يتضمن ذلك معلومات عن بوالص التأمين ، والسندات ، واتفاقيات القرض أو الإيجار ، والمستندات الضريبية. يندرج التخطيط العقاري ، مثل الوصايا والتروستات والتوكيل الرسمي ، ضمن هذه الفئة ، إلى جانب السجلات التجارية .
معلومات طبية
معلوماتك الطبية هي مجال آخر لتقديم وتوثيق. يغطي هذا الأعمال الورقية المتعلقة بالتأمين الصحي وتأمين الأسنان ، وصية المعيشة ، وقائمة الوصفات الطبية والتطعيمات ، ومعلومات الإعاقة ، من بين المستندات الأخرى المتعلقة بالطب.
أفضل الممارسات لتخزين المستندات المهمة
من مستويات درجة الحرارة إلى الملفات المشفرة ، تحقق من بعض أفضل الممارسات عندما يتعلق الأمر بتخزين المستندات الخاصة بك .
تقييم درجة حرارة التخزين ومستويات الرطوبة
بالطبع ، أنت تعلم بالفعل أن الورق قابل للاشتعال. لكن هل تعلم أن الحرارة الشديدة يمكن أن تسبب تلفًا للورق أيضًا؟ عند التعرض لدرجات حرارة عالية ، قد يفقد الورق لونه ، وعندما يقترن بمستويات رطوبة عالية ، يمكن أن يخلق أرضًا خصبة للعفن. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تتسبب المستويات العالية من الرطوبة في تجعد الورق وتشوهه وتجعده.
إذا كانت درجة الحرارة والرطوبة مصدر قلق لك ، فابحث عن وحدات التخزين التي يتم التحكم فيها بالمناخ. تحافظ هذه الإيجارات على نطاق درجة حرارة ومستوى رطوبة محددين مسبقًا ، بحيث لا تتعرض أوراقك لدرجات حرارة أو ظروف قاسية.
ضع في اعتبارك كلمات المرور والأقفال
فكر في أنواع المعلومات التي تقوم بتخزينها. هل هناك أي شيء حساس بشكل خاص؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد ترغب في تضمين كلمة مرور أو قفل خيار التخزين الخاص بك. اعتمادًا على نوع طريقة التخزين التي تستخدمها ، يمكنك العثور على كلمات مرور رقمية وفعلية وأنظمة قفل. فقط تأكد من كتابة كلمة المرور والاحتفاظ بها في مكان آمن.
قم دائمًا بإنشاء نسخ
تقع الحوادث - فأنت لا تريد أن تدفع المستندات الخاصة بك الثمن. لهذا السبب من الضروري إنشاء نسخ رقمية من مستنداتك. إذا حدث شيء لنسختك الأصلية ، فستجد ملفات النسخ الاحتياطي الخاصة بك بكل المعلومات التي تحتاجها.
كيفية تخزين المستندات فعليًا
بينما نوصي دائمًا بإنشاء نسخ رقمية من مستنداتك كنسخة احتياطية ، في الوقت الحالي ، سنركز على كيفية تخزين المستندات المهمة في مكان مادي.
خزانة الملفات
خزانة الملفات الموثوقة هي خيار تخزين ملفات مجرب وحقيقي . ولسبب وجيه! توفر لك خزائن الملفات طريقة ملائمة لتخزين وتنظيم مستنداتك. يمكنك إنشاء نظام الملفات الخاص بك (كامل مع الملصقات) لتتبع جميع الأعمال الورقية الخاصة بك. علاوة على ذلك ، فإن خزائن الملفات مدمجة وقابلة للتكديس ويمكن نقلها بسهولة. كمكافأة إضافية ، يأتي الكثير مع أقفال ومفاتيح أيضًا.
التخزين المقاوم للحريق والماء
في بعض الأحيان توجد حوادث خارجة عن إرادتك مثل الحرائق والفيضانات. للحفاظ على أوراقك بعيدًا عن الأذى ، فكر في الاستثمار في خزانات التخزين أو حفظ الملفات المقاومة للحريق و / أو الماء. يمكن أن تتحمل هذه الحاويات التعرض للماء ودرجات الحرارة القصوى دون التأثير على المحتويات بداخلها.
صندوق الإيداع الآمن
صندوق الأمانات هو حل رئيسي آخر لتخزين الأوراق ، خاصة إذا كنت مهتمًا بميزات الأمان. يمكنك العثور على جميع أنواع صناديق الأمانات. يأتي بعضها بقفل ومفتاح من الطراز القديم ، بينما يوفر البعض الآخر خيارات كلمة مرور رقمية عزيزى العضو \ الزائر لايمكنك مشاهده الروابط الا بعد الرد
.
غلاف بلاستيكي
ليس عليك أن تحصل على كل ما هو خيالي عندما يتعلق الأمر بتخزين الأوراق . إذا كنت تريد خيارًا سهلًا وبأسعار معقولة ، فاختر غلافًا وأكمامًا بلاستيكية وبعض الألسنة. ضع كل مستند برفق في غلاف وأضف علامات تبويب لتنظيم كل قسم. بمجرد ملء الرابط الخاص بك ، يمكنك دائمًا وضعه في مستودع آمن أو مخزن مقاوم للحريق / الماء أيضًا.
وحدة التخزين
تعتبر وحدات التخزين ، وخاصة وحدات التخزين التي يتم التحكم في درجة حرارتها ، مكانًا رئيسيًا لتخزين مستنداتك. وأفضل جزء هو أنه يمكنك استخدام أي من الحاويات المذكورة أعلاه في وحدتك. سواء قررت السير في طريق خزانة الملفات أو كنت تفضل صندوق ودائع آمن ، يمكنك بسهولة نقل هذه الحجيرات إلى وحدة التخزين الخاصة بك.
تخزين مستندات مهم
التخزين الإلكتروني
نعم ، من المهم تخزين النسخ المادية من مستنداتك الحيوية بشكل صحيح ، ولكن التخزين الإلكتروني مهم بنفس القدر. عندما تقوم بإنشاء نسخ احتياطية إلكترونية من مستنداتك ، يمكنك دائمًا الوصول إليها ، بغض النظر عما يحدث للنسخ الأصلية. ابدأ بمسح مستنداتك ضوئيًا على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ثم استفد من واحد - أو أكثر - من الخيارات التالية.
سحابة التخزين
الإنترنت مكان سحري. وبفضل خيارات التخزين السحابي مثل Google Drive و Apple Storage و DropBox و Microsoft OneDrive ، أصبح من السهل تخزين مستنداتك رقميًا. تعمل هذه الخيارات على تسهيل مشاركة الملفات رقمياً مع الآخرين - على سبيل المثال ، شريكك أو أطفالك. لديك أيضًا خيار دمج التشفير الإلكتروني وكلمات المرور. وإذا كنت تقوم فقط بتخزين كمية صغيرة من البيانات ، فإن العديد من حلول السحابة هذه مجانية.
قرص صلب خارجي
خيار التخزين هذا هو جزء إلكتروني وجزء مادي. قم بتوصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك بمحرك أقراص ثابت خارجي أو محرك أقراص الإبهام وانسخ جميع المستندات الخاصة بك. بمجرد نقل ملفاتك إلى محرك أقراص ثابت خارجي ، يمكنك الاحتفاظ بها في وحدة التخزين الخاصة بك.
تخزين الكمبيوتر
إذا كنت تريد أن تبقي الأمر بسيطًا ، فيمكن لجهاز الكمبيوتر الخاص بك أن يعمل كحل آخر لتخزين المستندات الإلكترونية . بعد قيامك بمسح المستندات المهمة وتحميلها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، قم بإنشاء نظام لحفظ الملفات على سطح المكتب. يمكنك حتى تشفير ملفاتك ومجلداتك بكلمات مرور لمزيد من راحة البال عزيزى العضو \ الزائر لايمكنك مشاهده الروابط الا بعد الرد
.
حجز وحدة تخزين بالقرب منك
تتوفر وحدات التخزين لدينا في مجموعة كبيرة من الأحجام ، من الغرف الصغيرة والمدمجة إلى المساحات التجارية. نقدم أيضًا حلول تخزين قصيرة وطويلة المدى ، لذا فأنت متأكد من العثور على وحدة تناسب جميع تفضيلاتك .
التعليمات الإدارية
نور المنتدى بالعضو الجديد
« آخـــر الــمــواضــيــع »
28-06-2022, 04:08 PM
كيفية تخزين المستندات والسجلات المهمة
العرض العادي
